HR-Analytics nach Systemumstellung – Hat die Stadt München ihre Steuerungsfähigkeit im Personalmanagement verloren?

Mit der Ablösung des bisherigen Systems „PRISMA“ durch ein neues Personalmanagementsystem soll nach Rückmeldungen aus der Verwaltung eine zentrale Funktion verloren gegangen sein: die Möglichkeit, belastbare HR-Analytics-Daten, insbesondere zu Krankenständen, Abwesenheiten und Fluktuation, differenziert nach Organisationseinheiten digital auszuwerten. Darüber hinaus war es im Vorgängersystem möglich, Altersstrukturen der Beschäftigten differenziert auszuwerten. Diese Daten sind vor dem Hintergrund der demografischen Entwicklung von besonderer Bedeutung, da in den kommenden Jahren geburtenstarke Jahrgänge in den Ruhestand gehen werden, während qualifiziertes Fachpersonal zunehmend schwer zu gewinnen ist. Eine vorausschauende Personalplanung, rechtzeitige Nachbesetzung sowie eine geordnete Einarbeitung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter setzen daher zwingend voraus, dass entsprechende Altersdaten verfügbar und auswertbar sind.

Gerade in großen Referaten wie dem Sozialreferat und dem dort angesiedelten Stadtjugendamt sind solche Daten jedoch unverzichtbar, um Personalressourcen gezielt zu steuern, Belastungssituationen frühzeitig zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Dies gilt umso mehr vor dem Hintergrund aktueller Haushaltskonsolidierungen und eines Einstellungsstopps, in denen vorhandene personelle Ressourcen besonders effizient eingesetzt werden müssen.

Im Vorgängersystem waren entsprechende Auswertungen möglich. Der Wegfall dieser Funktion stellt daher nicht nur einen technischen Rückschritt dar, sondern wirft grundlegende Fragen zur Steuerungsfähigkeit der Verwaltung im Personalbereich auf.

Daher frage ich den Oberbürgermeister:

1. Welche konkreten Funktionalitäten im Bereich HR-Analytics (z.B. Auswertung von Krankenständen, Abwesenheiten und Fluktuation nach Organisationseinheiten etc.) sind mit der Ablösung von PRISMA durch das neue System entfallen?
2. War es im Vorgängersystem PRISMA möglich, Altersstrukturen der Beschäftigten auszuwerten und ist diese Funktion im neuen System derzeit verfügbar? Falls nicht: wann wird diese zentrale Datengrundlage für eine vorausschauende Personalplanung, insbesondere im Hinblick auf anstehende Renteneintritte, wieder zur Verfügung stehen?
3. Wie wird die tägliche Personalplanung nach der Umstellung durchgeführt, digital oder händisch/analog? Falls Letzteres, wird dieses Vorgehen den Ansprüchen der „digitalsten Stadt Deutschlands“ [1] gerecht?
4. Aus welchen Gründen wurden diese Funktionen im neuen System zunächst nicht abgebildet, obwohl sie im Vorgängersystem vorhanden waren und offensichtlich benötigt werden?
5. Ist dem Oberbürgermeister und der Verwaltung bewusst, dass zentrale Referate derzeit nicht in der Lage sind, wesentliche personalwirtschaftliche Kennzahlen auszuwerten? Wenn ja, seit wann?
6. Welche Auswirkungen hat der Wegfall dieser Auswertungsmöglichkeiten auf das Personaleinsatzmanagement, insbesondere in stark belasteten Bereichen wie dem Sozialreferat und dem Stadtjugendamt?
7. Ist geplant, die fehlenden HR-Analytics-Funktionen kurzfristig nachzurüsten? Wenn ja, in welchem Zeitrahmen?
8. Welche Kosten entstehen für die Nachrüstung bzw. Erweiterung der entsprechenden Funktionalitäten im neuen System?
9. Wurde im Rahmen der Systemumstellung geprüft, welche Steuerungsinformationen für die Referate zwingend erforderlich sind und wenn ja, warum wurden diese nicht vollständig übernommen?
10. Sind auch andere Referate der Landeshauptstadt München von diesem Defizit betroffen und wenn ja, in welchem Umfang?
11. Wie stellt die Stadtverwaltung sicher, dass trotz einer eventuell eingeschränkten Datenlage weiterhin ein effektives und verantwortungsvolles Personalmanagement gewährleistet ist?
12. Wie bewertet die Stadtverwaltung die Situation vor dem Hintergrund von Haushaltskonsolidierung und Einstellungsstopp, in denen datenbasierte Steuerung eigentlich besonders erforderlich wäre?

[1] Vgl. https://www.n-tv.de/ticker/Muenchen-erneut-digitalste-Stadt-Deutschlands-Berlin-landet-auf-Platz-33-article26026173.html