Wie digital ist München? (II) Umsetzung elektronischer Signaturen in München noch in diesem Jahr

Das IT-Referat wird aufgefordert, noch im Jahr 2024 die elektronischen Signaturen vollumfänglich für die Nutzung in der internen und externen Kommunikation aller Referate verfügbar zu machen.

Begründung

Die Nutzung elektronischer Signaturen ist Grundvoraussetzung für die vollständige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, sowohl für die internen Arbeitsprozesse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (z.B. Urlaubsanträge, Freigabeprozesse von Führungskräften, etc.) als auch in der externen Kommunikation (Ausfertigung von Bescheiden, Vertragsunterzeichnungen, etc.).

Das IT-Referat schreibt hierzu selbst:
„Um Schriftformerfordernisse in digitalen Prozessen bspw. im Bereich von Finanzprozessen rechtskonform abzubilden, ist an verschiedenen Stellen der Einsatz der fortgeschrittenen elektronischen Signatur erforderlich. Die Stadt München wird für diesen Zweck eine zentrale Lösung entwickeln und allen Referaten und Eigenbetrieben zur Verfügung stellen.“ 1

Leider ist dieses Projekt in München noch immer nicht vollumfänglich umgesetzt, obwohl dies für das Jahr 2023 angekündigt war. Das hat vielfältige negative Folgen für die End-to-End-Digitalisierung zahlreicher Prozesse. So ist es in München noch immer Praxis, dass Genehmigungen zwar auf elektronischem Weg übermittelt wurden, vorher aber in gedruckter Form mit Stempel und Unterschrift versehen und wieder eingescannt wurden. Auch wird die Umsetzung der DV Mobiles Arbeiten erheblich dadurch eingeschränkt, dass entsprechende Kommunikation noch immer nicht in digitaler Form rechtskonform abgewickelt werden kann.

Um endlich zu einer vollständigen, effizienten Digitalisierung einfachster Verwaltungsprozesse zu gelangen, müssen digitale Signaturen dringend in allen Referaten unverzüglich nutzbar gemacht werden.

1 https://muenchen.digital/project/Digital-Government/Elektronische-Signaturen.html